1. Qui nous sommes, et quel rôle nous jouons

PestHulpApp est un logiciel de lutte antiparasitaire exploité par Brightnsolutions, établi aux Pays-Bas. Vous pouvez nous joindre aux adresses de la section 13.

Cette politique décrit deux relations différentes, et il importe de savoir laquelle vous concerne :

Si vous êtes notre client, une entreprise de lutte antiparasitaire qui utilise le logiciel, nous sommes responsable du traitement pour les données de votre compte, et sous-traitant pour tout ce que vous saisissez dans la plateforme.
Si vos données figurent dans la plateforme parce qu'une entreprise de lutte antiparasitaire est intervenue dans vos locaux, c'est cette entreprise qui est responsable du traitement. Nous traitons vos données sur ses instructions. Adressez-vous d'abord à elle ; nous l'aiderons à vous répondre.

Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant, nous ne décidons pas quelles données sont collectées ni pourquoi. Nous agissons sur les instructions de notre client et selon ce que la loi exige de nous.

2. Quelles données nous traitons

Données de compte (nous sommes responsable du traitement)

Nom, adresse e-mail professionnelle, nom de l'entreprise, rôle, mot de passe haché, ainsi que les journaux de connexion et d'audit nécessaires à la sécurité du compte.

Données de la plateforme (nous sommes sous-traitant)

Tout ce qu'une entreprise de lutte antiparasitaire consigne dans son travail : ses clients et contacts, les adresses des locaux, les visites planifiées et effectuées, les nuisibles constatés et leur gravité, les relevés des points de contrôle, les produits appliqués avec la quantité et le numéro d'autorisation, les photos prises sur place, les recommandations écrites, les signatures des clients, les devis, les rapports et les factures.

Données de la boîte mail (nous sommes sous-traitant)

Lorsqu'une entreprise connecte une boîte de réception des demandes, le contenu des messages que nous identifions comme des demandes de lutte antiparasitaire, et les informations qui en sont extraites. Voir la section 4.

Données techniques

Adresse IP, type de navigateur et d'appareil, horodatages, ainsi que les journaux d'erreurs et d'accès. Nous les conservons pour faire fonctionner le service, analyser les incidents et détecter les abus.

Ce que nous ne traitons délibérément pas

Nous ne traitons pas les données de cartes de paiement ; nous n'avons aucune intégration de paiement. Nous ne collectons pas de catégories particulières de données personnelles et demandons à nos clients de ne pas en saisir dans les champs de texte libre.

3. Pourquoi nous les traitons, et sur quelle base légale

Pour fournir le service auquel vous avez souscrit. Base : exécution d'un contrat.
Pour sécuriser les comptes et enquêter sur les abus. Base : intérêt légitime.
Pour respecter nos obligations légales, notamment la conservation des registres d'application de biocides. Base : obligation légale.
Pour connecter une boîte mail et lire les demandes. Base : consentement, donné par un administrateur et révocable à tout moment.
Pour améliorer la fiabilité et diagnostiquer les incidents. Base : intérêt légitime, avec le minimum de données nécessaire pour répondre à la question.

4. Données des utilisateurs Google (Gmail)

PestHulpApp peut se connecter à une boîte Gmail afin que les demandes de clients reçues par e-mail deviennent automatiquement des tâches. Cette section décrit précisément ce que cela implique, car c'est la partie sur laquelle on nous interroge le plus, et elle est rédigée pour être vérifiée plutôt que survolée.

Ce que nous demandons

Avec un consentement explicite, nous demandons une seule autorisation Google : gmail.readonly. Elle est en lecture seule. L'application ne peut rien envoyer, répondre, modifier, supprimer, étiqueter ni archiver dans une boîte mail, et nous ne demandons jamais d'autorisation qui le permettrait.

Quelle boîte mail

Un administrateur connecte une boîte partagée de l'entreprise dédiée aux demandes, généralement info@ ou devis@. Nous ne demandons pas, et ne pouvons pas atteindre, la boîte personnelle d'un salarié. La connexion se fait par entreprise, pas par salarié.

Ce que nous en faisons

Nous lisons les messages entrants pour déterminer si chacun est une demande de lutte antiparasitaire. Si c'est le cas, nous créons une tâche contenant ce que l'expéditeur a écrit : son nom et ses coordonnées, l'adresse des locaux, le nuisible signalé et l'urgence apparente. Le personnel contacte ensuite le client et planifie une visite. Le but est d'éviter que quelqu'un retape ce que le client a déjà écrit.

Ce que nous écartons

Les messages qui ne sont pas des demandes de lutte antiparasitaire (lettres d'information, factures, courriers de fournisseurs, correspondance personnelle) sont reconnus comme tels et écartés. Leur contenu n'est pas écrit dans notre base de données et n'est conservé nulle part dans nos systèmes.

Classification automatisée

Pour prendre cette décision et extraire ces informations, le contenu des messages est traité par Google Vertex AI dans la région europe-west4. Selon les conditions de Google Cloud, le contenu envoyé à Vertex AI n'est pas utilisé pour entraîner les modèles de Google. Aucun contenu de message n'est jamais envoyé à un autre tiers.

Comment il est sécurisé

Les données des demandes sont stockées dans des centres de données de l'UE. L'identifiant qui permet l'accès à la boîte mail est conservé dans Google Secret Manager, jamais dans la base de données de l'application, et n'apparaît jamais dans un écran, un export, une réponse d'API ou un fichier journal.

Ce que nous n'en faisons jamais

Nous ne vendons pas les données des utilisateurs Google. Nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires ni de profilage. Nous ne les utilisons pas pour entraîner nos modèles ni ceux de quiconque. Nous ne les transférons pas à des tiers, à l'exception des fournisseurs d'infrastructure de la section 5, qui les traitent pour notre compte sous contrat.

Retirer l'accès

Un administrateur peut déconnecter la boîte mail à tout moment depuis l'écran des paramètres. Cela révoque notre accès auprès de Google et supprime définitivement l'identifiant stocké. L'accès peut aussi être retiré directement sur myaccount.google.com/permissions. Les tâches déjà créées restent dans le compte en tant que données de l'entreprise et peuvent être supprimées comme n'importe quel autre enregistrement.

Combien de temps les données des demandes sont conservées

Une tâche créée à partir d'une demande est une donnée de l'entreprise et existe aussi longtemps que le compte la conserve. Le contenu brut des messages, au-delà des informations extraites, n'est pas stocké.

4a. Déclaration Limited Use

L'utilisation et le transfert par PestHulpApp des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use.

5. Qui d'autre traite les données

Nous faisons appel à un petit nombre de fournisseurs, chacun lié par un accord de traitement des données. Nous n'en ajoutons aucun sans mettre cette liste à jour.

Google Cloud Platform (régions UE) : hébergement, base de données, stockage de fichiers et stockage des secrets.
Google Vertex AI (europe-west4) : classification automatisée des demandes et rédaction du texte des rapports. Non utilisé pour l'entraînement de modèles.
Google Maps Platform : géocodage des adresses des locaux et temps de trajet entre elles, pour planifier l'itinéraire d'un technicien. Les adresses sont envoyées, pas les noms.
Google Firebase : hébergement de ce site web.
Notre prestataire d'e-mail : envoi des rapports, devis, factures et avis de service.

6. Où se trouvent les données

Les données des clients sont stockées dans des centres de données de l'UE. Certains fournisseurs ci-dessus ont leur siège aux États-Unis ; lorsqu'un traitement a lieu hors de l'EEE, il s'effectue sous les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Nous choisissons des régions de l'UE chaque fois qu'un fournisseur le permet, c'est pourquoi le traitement par IA est fixé sur europe-west4 plutôt que sur un point d'accès mondial.

7. Combien de temps nous les conservons

Données de compte : tant que le compte est ouvert, puis douze mois.
Données de la plateforme : décidé par notre client ; supprimées sur son instruction ou à la clôture du compte, sous réserve de la ligne suivante.
Registres d'application de biocides : conservés pendant la durée exigée par la réglementation néerlandaise, car ils doivent rester disponibles pour une inspection même après la clôture d'un compte.
Factures et pièces comptables : sept ans, comme l'exige le droit fiscal néerlandais.
Journaux techniques : quatre-vingt-dix jours.
Identifiants de boîte mail : supprimés immédiatement à la déconnexion.

8. Comment nous les protégeons

Chiffrement en transit (TLS) et au repos.
Chaque enregistrement est rattaché à une seule entreprise ; les requêtes ne peuvent pas franchir cette limite.
L'accès à la production est limité aux personnes qui en ont besoin, et il est journalisé.
Les identifiants sont conservés dans un coffre de secrets géré, jamais dans la base de données ni dans le code source.
Les mots de passe sont hachés, jamais stockés ni récupérables sous forme lisible.

9. Vos droits

En vertu du RGPD, vous pouvez :

Demander quelles données personnelles nous détenons sur vous et en recevoir une copie
Faire corriger des données inexactes
Demander la suppression de vos données
Vous opposer au traitement, ou nous demander de le limiter
Recevoir vos données dans un format portable et lisible par machine
Retirer un consentement donné, sans remettre en cause ce qui était licite auparavant
Déposer une plainte auprès de l'Autoriteit Persoonsgegevens, l'autorité de contrôle néerlandaise

Écrivez à l'adresse de confidentialité de la section 13. Nous répondons dans un délai d'un mois. Si les données nous sont parvenues par une entreprise de lutte antiparasitaire, nous vous orienterons vers elle, car il s'agit de son dossier, et nous l'aiderons à vous répondre.

10. Cookies

Ce site utilise uniquement ce qui est nécessaire pour afficher la page et mémoriser votre langue. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires ni de suivi entre sites. L'application elle-même conserve un jeton de session pour que vous restiez connecté.

11. En cas d'incident

Si une violation touche des données personnelles, nous la notifions à l'Autoriteit Persoonsgegevens dans les 72 heures après en avoir pris connaissance lorsque la loi l'exige, et informons les clients concernés dans les meilleurs délais, avec ce que nous savons et ce que nous faisons pour y remédier.

12. Enfants

Le service s'adresse aux entreprises et ne vise pas les enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 16 ans.

13. Contact

Questions sur la confidentialité, ou exercice d'un droit

Pour toute question concernant vos données personnelles (une copie, une correction, une suppression, une opposition, une plainte ou une question sur cette politique), écrivez à notre contact confidentialité. Précisez votre demande et, si vous le savez, l'entreprise de lutte antiparasitaire concernée, afin que nous retrouvions le bon dossier. sales@regproconsultancy.nl

Commercial, tarifs et questions générales

Pour les tarifs, une démo, la mise en route, des questions de contrat ou tout ce qui concerne votre compte, écrivez à notre adresse commerciale. Nous répondons en néerlandais ou en anglais. sales@regproconsultancy.nl

Modifications de cette politique

Nous mettons cette page à jour lorsque nos pratiques changent. La date en haut de page correspond toujours à la version en vigueur, et les changements importants sont annoncés aux clients dans l'application avant leur entrée en vigueur.

Politique de confidentialité